Elektronikus dokumentumkezelő és iktató rendszer

Egy teljes és átfogó elektronikus iktató és dokumentumkezelő rendszer.
Főbb modulok:

Adminisztratív modul
  • Felhasználók kezelése
  • Felhasználói csoportok kezelése
  • Szerepek
  • Tevékenységek
  • Jogosultságok kezelése
    • Jogosultságok személyre szabása
    • Adatforrások hozzáférése
    • Funkcionális jogosultságok
    • Objektumjogok (speciálisan iktatókönyvekre, ügyiratokra, iratokra adható hozzáférési jogok)
  • Menük szerkesztése, menük hozzáféréseinek beállítása
  • Keretrendszer kódcsoportok
  • Keretrendszer rendszerváltozók
  • Igény esetén a rendszerben az adatok automatikus mentése konfigurálható.
Törzsadat modul

 

  • Iratkezelési alapadatok

−      Irattári terv és irattári tételek

−      Iktatókönyvek beállításai

−       Irattípusok

−       Ügykörök kialakítása

−       Tárgyszavak

  • Rendszerbeállítások

−      Automatikus beállítások

−       Visszajelzések

  • Szervezeti felépítés

−       Szervezetek

−      Munkatársak – felhasználók, helyettesítések

−       Munkakörök

  • Partnerek
   Iratok elektronikus nyilvántartása
  • Érkeztetés, e-mailek automatikus érkeztetése, fax érkeztetés
  • Iktatás – külső és belső iratok, másolatok

−      Főszámos-alszámos iktatás

−      Gyűjtőszámos iktatás

−      Érkeztetéssel egybekötött iktatás

−      Automatikus iktatás

−      Betekintés a hozzáférhető iratokba

  • Másolat készítés
  • Irattári nyilvántartás
  • Szignálás
  • Scontrokezelés
  • Kiadmányozás
  • Ügyirat lezárása
  • Ügyirat és irat mozgások adminisztrálása
  • Ügyirat és irat státuszának adminisztrálása
  • Ügyiratok és iratok személyenkénti nyilvántartása
  • Ügyiratok és iratok osztályonkénti nyilvántartása
  • Vállalat ügyiratainak és iratainak éves csoportosítása
Elektronikus iratok csatolása (csatolt fájl formában)
Feladat kezelés
Határidő követés
 Dokumentumkövetés
Irattározás támogatása (helyi és központi irattározás)
  • Átmeneti irattározás
  • Központi irattározás
  • Kölcsönzés
  • Selejtezés
  • Levéltárba adás
  • Ügyirat kivezetése
Postázás, expediálás támogatása
Komplex dokumentum keresés
Lekérdezések, listák, statisztikák, kimutatások készítése
  • Névmutató
  • Tárgymutató
  • Tárgyszómutató
  • Elintézetlen ügyek
  • Elintézetlen ügyek statisztikája
  • Ügyiratforgalmi statisztikák készítése
  • Posztázott iratok
  • Adott irattári jelű iratok
  • Irattározási jegyzőkönyv
  • Irattár
  • Felülvizsgálati lista
  • Kivezetési jegyzőkönyv
  • Eseménynapló
  • Hatósági statisztikák (I, II/1, II/2)
Helyettesítés (munkatárs helyettesítése) – és az ehhez szükséges nyilvántartások vezetése
E-mail érkeztetése

A rendszer lehetőséget nyújt arra, hogy a szervezet számára küldött elektronikus leveleket közvetlenül a programból lehessen érkeztetni és iktatni a megfelelő jogosultsággal rendelkező felhasználóknak az email szerver elérésével. Ezen funkció megvalósítása független a levelezőprogram típusától.

Faxok érkeztetése

A rendszer lehetőséget nyújt arra, hogy a szervezet számára küldött faxokat közvetlenül a programból lehessen érkeztetni és iktatni a megfelelő jogosultsággal rendelkező felhasználóknak. A rendszer a beérkező faxokat a szervezeti fax-szerverről olvassa fel.

Fejlett jogosultsági rendszer

A jogosultsági rendszer felhasználói csoportokra épül. Jogosultságot csak csoportnak lehet adni és az egyes felhasználókat csoporthoz lehet rendelni. A rendszerben külön modulok segítségével kezelhetőek a felhasználók, azok csoportjai és a csoportokhoz kapcsolódó jogosultságok. A jogosultságok fajtái a következők:

  • adatszintű jogosultság, mellyel adatok egy előre megadott körére lehetséges olvasási, írási, létrehozási és törlési jogok megadása (vagy mindez egyszerre)
  • funkcionális jogosultságok, mellyel rendszerbeli funkciók végrehajtási jogosultságát adományozhatjuk (a fentebb említett Menükezelő is erre alapozva működik)
  • Szeparált adminisztrátori és biztonsági felelős szerepkörök:

támadásokkal szembeni nagyobb védelem

  • Objektum jogok (iktatókönyv, ügyirat és irat): felhasználói csoportok és felhasználók hozzáférésének tiltása vagy engedélyezése.
  • Hierarchikus jogok: a szervezeti felépítéshez illeszkedő hozzáférési rendszer. (Egész szervezet, saját és alárendelt szervezeti egységek, saját szervezeti egység)
  • Ügyiratok és iratok titkossági besorolása (Nem bizalmas,

korlátozott, bizalmas, titkos, szigorúan titkos)

A rendszer a felhasználókat felhasználói névvel és jelszóval azonosítja, beléptetésnél ellenőrzi a felhasználó érvényességét, jelszavának érvényességét, a jelszó lejáratkor figyelmeztet annak megváltoztatására. Rendszerparaméterként beállítható, hogy a felhasználókat léptesse ki miután a megadott ideig inaktívak voltak.

 Naplózás, auditálás, loggolás

Az alábbi események kerüljenek naplózásra:

  • Minden, a rendszer futását érintő adat, hiba, figyelmeztetés
  • A rendszer indításával és a hálózati hibákkal kapcsolatos információk
  • Adatokat változása: az adatbázisban módosított bejegyzésekről tartalmazza a módosítás adatait (mi volt a megelőző tartalom, mire módosították, mikor és ki módosította)
  • Lehetőség legyen minden táblába 8 audit mező felvételére (a bejegyzés létrehozója, létrehozása dátuma/ideje, a bejegyzés

módosítója, módosítás dátuma/ideje, a bejegyzés érvényességének kezdete/vége), melyeket a rendszer igény esetén automatikusan tölt.

  • Lehetőség legyen a rendszerben a törlés művelet teljes korlátozása: ebben az esetben a törölni kívánt bejegyzések érvényességének vége mezője kerül beállításra, így csak emulálva a törlést.
Folyamatkezelés (Workflow)
  1. workflow végrehajtó motor: ütemezi és példányosítja a munkafolyamatokat, végrehajtja a folyamatok aktuális tevékenységeit ügyelve a tevékenységek között definiált relációkra és adatkommunikációk végrehajtására.
  2. workflow monitorozó és kontrolláló modul: lehetővé teszi az aktuálisan végrehajtott vagy beütemezett folyamatok státuszának lekérdezését, monitorozását valamint a folyamatok végrehajtási feltételeinek módosítását

A folyamatkezelő rendszer használatához az alábbi munkafolyamatok szükségesek:

  1. üzleti folyamatok elemzése és modellezése: a rendszerben használni kívánt folyamatok funkcionális részleteinek, kapcsolatainak, adat és kommunikációs igényének valamint ütemezésének felderítését és modellező eszközzel (RUP) történő leírását (BPM – Business Process Modelling) foglalja magában.
  2. üzleti folyamatok definiálása: a WSW által biztosított eszközök segítségével a folyamatok megvalósítása történik meg.
  3. üzleti folyamatok végrehajtása, kezelése: a megvalósított folyamatok ütemezése, felügyelete, végrehajtási kontrollja.
Munkakosár = feladatok gyűjteménye

A munkafolyamat vezérlés lényege, hogy minden egyes szereplő (felhasználó) a saját munkakosarában tekintheti meg munkáit, melyek az ő intézkedésére várnak, s amelyeket tovább kell küldenie a megfelelő feladatok (ellenőrzés,szignálás vagy éppen iktatás, stb.) elvégzése után. A napi feladatokat, tennivalókat a munkakosárban találják meg az egyes felhasználók.

Szigorú és szabályozott adathozzáférés

A felhasználók csak a jogosultságuknak megfelelő funkciókat érhetik el a munkafolyamat kezelő rendszerből, valamint csak azokhoz a munkafolyamatokhoz férhetnek hozzá, amelyekhez jogot kaptak.